EP 15: How to set up a freelance contract with your clients

English Transcript

Transcripción en Español

Please note: The transcripts are created automatically from the podcast and there may be errors in them. We hope that’s not too distracting and you still get value out of the episode. Thank you for reading. 🙏🏻

Introduction:

The reality is by putting the thought and the effort into this contract, what you include in it, spelling everything out for your clients, is that they take you more seriously. Now, they can still stiff you and not pay, but they take you more seriously and by presenting yourself this way as a business, as a freelancer who knows what they’re doing, as someone who has structure, as someone who has everything organized and spelled out, you’re presenting an image to them that they’re much less likely to try to take advantage of. 

Welcome to the Live Work Travel podcast. I’m your host, Mashon Thomas, a former middle school teacher who quit at 30 to become a six figure freelancer and digital nomad. Instead, you’re in the right place. If you’re ready to learn how freelancing can help you to work from anywhere, make great money and live a life that you design. I’m sharing everything I’ve. To get to where I am today in order to support you on your journey because this lifestyle is simply too good not to share.

Episode:

Today we’re talking about freelance contracts and why you need one with your client. So talking about a freelance contract may seem boring, but it is absolutely necessary because most of the time when I see freelancers get themselves into trouble with a client and with not getting paid, it is because they didn’t put a contract in the first place and they sort of didn’t specify the right things in that contract.

You might think that, oh, now that you’re freelancing, you don’t have to do so much with boring paperwork and you’ve got all this freedom now, but you really do wanna organize yourself to make sure that you get the basics done in order to protect yourself. There are clients out there who unfortunately take advantage of freelancers.

They take the work that they provide and basically just screw them over. Okay, according to an article, it was a study done by PayPal and mentioned in Forbes, over 58% of freelancers have experienced not getting paid. Okay? That is a staggering number, and I don’t want you to be a part of that group, knock on wood.

But fortunately, I have never experienced that in my life, not even come close, really. And I credit that with having things spelled out from day one, making sure everything is clear, organized, agreed upon before starting work. So in order to make sure that you don’t get taken advantage of, basically there’s a couple things that you need to think about.

One, the contract should clearly spell out as much as possible of the working agreement so that everybody’s clear and everybody’s on the same page.

Two, you definitely want to lay out your payment dates and what happens if payments aren’t made on time? Basically, you stop working. I’ve seen too many people continue to work on good faith and then the client just never pays. Do not turn over work without getting paid. There’s a couple ways to do this, like working in sections, phases where you’re making sure that you’re getting paid along the way towards something being completed, not just getting the whole chunk of the end, that’s not acceptable because they could choose not to pay and you’ve still done all that work.

And then the third thing is, this is where I think I’ve been most successful, is seeking out high quality clients from the beginning, going after the type of people who aren’t going to screw you because they aren’t that kind of person, taking the time and effort to do that upfront. 

So in talking about contracts, we wanna talk about what’s the point, why do you have one? So you have pitched a client, you’ve sent over a proposal to them that kind of spells things out, the final step before you start working with them is to send them an actual contract. This is something you both agree upon. They can ask for changes if they would like, and they sign that before you start working for them.

Okay? The primary purpose of this is just to organize the working arrangement in writing. It’s super important to have in writing because otherwise in a disagreement, if it comes down to, he said, she said, he said, he said all that kind of stuff,iIt could be a disaster. You want it in writing, you want it agreed upon, you want it signed as well. That just adds another layer of look, this was a legal agreement that we spelled out together and agreed upon. You want it to be legit, okay? Now, technically anything put in writing can be an agreement. You could agree over this stuff in email. You can write an agreement on a napkin and have that be a binding agreement.

I find it simplest to put it all in one place in a contract because it’s just everybody knows where it is, what to look back on if there is a disagreement, it’s all spelled out in one place, right? You don’t wanna have to go back through your emails in a messy 47 email chain trying to figure out what was agreed upon and when and where and all that, right?

The other reason I like to put it in its own separate place versus email is to imagine that you guys did end up going to court over something and they need to drag through all of your emails trying to figure out what was said, when and where and maybe you have to turn over all that stuff. You just don’t want that.

You want it in its own separate place. When I first started out, I tried taking a contract I found on the internet and modifying it and sending it over to a client and one of my earliest clients, it was so great because he was just like, looked at it and his brain exploded as it rightfully should, because these things are written in so much junk, right?

This legalese chaotic ridiculous language. The “were” “fors”, just crazy stuff that nobody talks like that. So he said, hey, can you just put this in plain English? And I said, yes, that’s awesome. And ever since then, I’ve never used a fancy contract with anyone else. I use basic contracts. They’re written in plain English, they spell out to the best of my ability what the agreement is, what the understandings are.and at the end of the day, am I leaving myself exposed? Possibly. But the same could be said for a contract that I’m sending them with a bunch of legal junk terms that I don’t even understand, right? So instead, I try to hit these seven important things. I do it in plain English and we both understand each other.

So number one, the services that are included in the freelance contract. Legitimately, what are you doing for the client? Be as specific as possible. Are you creating four social media posts per month? Are you creating 16 social media posts per month? Are they reels? Are they carousels? Are they static posts? Are they stories you wanna spell out specifically what has been agreed upon?

Now, this is not something you necessarily want to bring up in your pitch because I get annoyed when people send me a pitch of I will create X things for you for X price when they haven’t even gotten on the phone with me yet, we haven’t talked about what I actually need, but this is over here. Once you’ve done the pitch, once you’ve gotten on the phone, zoom, you’ve chatted with the client, you’ve agreed to put something together specifically for them, this is where you put those exact details in writing. You’re creating stuff for their Instagram. 

Or you’re creating stuff for Facebook or iIs it written content that you’re creating? Is it imagery that you’re creating? Creating stuff for their Instagram page is gonna be very different from ghost writing, funny tweets for their Twitter account, right? Like getting specific about what you’re doing. This is the place that it goes into the freelance contract. And this is important because later on if they try to add other stuff that they want you to do, you can make modifications to the contract. Because it’s like, hey, this wasn’t spelled out in the initial part.

I’m happy to do this for you. I’ve created an addendum to the contract. Here’s that, and you can go from there, right? So many people have this issue of, oh my gosh, the client keeps asking for more and more and more and more and are asking for all these things, and it wasn’t in our initial agreement and I don’t know how to say no.

Well, when you’ve got a contract, when everything is spelled out nice and clear, it’s easy to say no because you’re just saying, oh, it wasn’t here. Let’s add it now or later and then you’re off to the races. The next thing you want to include is the term length of the contract. So how long is the contract good for?

This will depend. A lot of times I encourage my students to get ongoing work with clients whenever possible. So the contract then can be ongoing, right? But if you’re doing something that’s a specific project, a specific length of time, you definitely want to include that so that you have things in place.

let’s say you’re doing something for three months for a client, that needs to be specified out in the contract, and you need to know as well if it’s ongoing, how do you end it? Who cancels it? Who has the right to cancel it? How much time do they need to give notice? Is it written notice?

How much do they have to pay? Let’s say if they’re ending a contract out of the blue and you’ve been working for them on an ongoing basis, what do they owe? When do they owe that? And what happens with that last bit of work that was done? Different things like that. Just having a specific term length of contract and having, Hey, I need written notice 14 days in advance, written notice 30 days in advance, whatever it is, spelling it out in the term lengths is gonna be good for both of you. Each person knows how to get out of this contract and they know how long it’s good for. You can also use this to talk about how long in advance they need to notify you if they want to renew.

Let’s say that you have a clause in there, you’ve been working with a client for six months, and you have a clause in there that, hey, I need 30 days notice that you don’t want to use my services anymore. That way you can plan accordingly to go out and get new clients to fill your schedule in the event that that client is leaving. If they say, hey I’m not gonna need you beyond June, cool.

You know that you’re already able to go out and look for other clients to replace that. The third thing you wanna include is any important due dates. This is so important when you’re getting started with a new client because it takes away any guesswork and it gives you both clarity. It provides just a sense of calm and consistency that this is gonna be due on this date, this will be due on the other date, whether it’s stuff that they need to provide you in order to do your work well.or when you’re going to have stuff over to them. Being able to say, I’m providing you with 16 social media posts by the 15th of the month. You’ll need to get those back to me by the 20th of the month with any edits needed, and I’ll have you final ones by the 25th of the month? Just simple things like that allows you to structure your day, it allows you to structure your week, your month. It gives the client a sense of calm, of like, okay, I don’t have to think about this person all the time. I just know that I’m expecting to see this on this date. And that just frees them up and they can trust you to do what you do and go off and do what they do.

The key here is to stick to those, of course, because if you miss those, if you don’t show up, if you don’t deliver on time, it just creates this massive mess of lack of trust and all that. But getting organized from the very beginning. Again, one of the best contractors I’ve ever worked with, she’s doing a several month long project, but she had all of her reporting dates laid out when she was gonna have what to us, and she did it.

She showed up every single time. It was the most wonderful experience I’ve ever had working with somebody because as a client I felt like I didn’t have to lift a finger. She was just over there working, doing her thing. And then when it was time to give a report on something, update on progress, it was there in my inbox before I even realized that it was the date that it was due type thing.

So specifying out those dates lets both people really just feel comfortable in the working relationship. Number four. The next thing you wanna include in your contract is client obligations. What does the client owe as a part of this working relationship? Are they supposed to give you weekly feedback?

What happens if the feedback is delayed? Does it hold up your ability to do your work? And then what happens then in that case, do they need to add you to stuff in order for you to be able to get started? Do they need to add you to their WordPress blog or Google Analytics? Do you need access to the company’s Slack account?

Do you need a company email? Do you need access to their Facebook page? All of these different things, whatever you can identify that you’ll need access to and spell out in the contract, gives you a fallback when they ask if something isn’t done on time. You know, you can point to the contract and say, Hey, I spelled this out here.

I said that I needed access by this date. You read the contract, you signed it. I needed access on the fifth of the month. I didn’t receive access till the 15th of the month, and that’s why everything else is late by 10 days because I didn’t have that time to get started. You want to minimize the ability for somebody to just like lose their shit and blow up at you.

It’s not personal, right? It’s just like, here’s the day that I got access to stuff. This is why everything else is late because of this original thing that then snowball rolling down a hill. It then caused all of these other secondary things to happen because we didn’t start at the time that we agreed upon to start.

Simplicity, just having that in there, it usually diffuses a lot of situations where instead of turning into a blame game, it’s just facts. Facts that are laid out. Both people write the contract, both people signed off. Fifth thing you wanna include is compensation. So straight up in plain English, simple terms. How much are you getting paid for the work?

When is the payment due? Any payment structures that you are laying out specific to your project? 50% upfront, 50% on completion, maybe, if it’s a project that’s a common one. If it’s a long-term project with different phases, you might split it up with you’re starting with this amount and then you get paid this percentage on each completion of the phase.

If you are doing hourly work for the client, when are you invoicing them? When is the payment due? The first, the fifth, weekly. I had one client who, this is back when I was working hourly, but he loved to pay upfront for some reason, so at the beginning of each week, he would pay me for the 10 hours of that week.

That’s very unusual. Most people kinda like a standard kind of job they wanna pay after the work has been completed, but you’re spelling all of that out in your contract and leaving no room for. The next thing you wanna address in the contract, number six is confidentiality. A lot of clients have concerns about their confidential information getting out, especially if there is some kind of trade secrets type thing going on.

If they’re worried about someone else being able to copy what they do in their business, they will understandably worry about confidentiality. Now, this is where the legalese get super, super. Weird, right? Cuz if you’ve ever worked for a company where you have to sign a non-disclosure agreement, you know half the time as a layperson you have no idea what you’re signing.

It’s so complex and written in just the goofiest language. Right. So what I will do, and we’ll talk about this more at the end, because there is one really important thing that you need to know. But what I will do is put this in as, again, as plain English language as possible. Basically just spelling out, look, I’m gonna treat your information, like my information.

I’m not going to disclose this to anybody else. I’m not going to work with direct competitors. If I even see a possibility of a conflict, I will talk with you about that. I feel like your existing clients should be able to dictate more than a potential client. So I give my existing clients that respect of going and saying, Hey, I’m working with you and I have the opportunity to work with this person. Do you see a conflict here? And I will let them decide that obviously up into a reasonable amount and I’ll speak up. I once had two clients that I was working for, completely separate. I had found them each, pitch them each, everything separate. I did the work at separate times even. 

But then when I was with one client, they knew each other and they had the opportunity to work together and I said, Hey look, I have worked with this client in the past. Do you see that as a conflict? You know, obviously I’m gonna treat both of you guys 100% separately, but I want you to know this. I want you to be honest.

And it turns out, in that case it wasn’t an issue. We didn’t have the same businesses enough, but I did disclose that to my clients because it’s like not in the business of hiding shit. And that’s why to me, just a confidentiality clause in plain English is so good. It’s so simple. It’s just straightforward.

So much of this just comes down to being a good person. Just be honest, treat people like you would want to be treated. And for me, that means not disclosing shit about my clients to other people, not talking about their business in any identifiable way. Of course, we all go out and have some drinks with friends and we talk about stuff, but as long as it’s sort of this general area you’re not disclosing. 

It’s like when you go and bitch about your boss at happy hour, right? Like your friends don’t exactly know who they are or necessarily like all the details of the stuff, but we all blow off some steam. But it’s just doing it in a way that’s professional and confidential and you’re not ever sharing trade secrets.

Anything that you wouldn’t want shared about yourself basically is how I treat it. Finally we get to number seven, and this has to do with payments as well, but this is late fees. What is going to happen if a client is not paying you or is paying you late? Okay. And I have been fortunate that I have never experienced a client falling behind, and I do have a clause that clearly spells out what will happen if that happens, right?

So it’s fair to include late fees. You’re a person you’ve bills, you’ve got responsibilities, you need to get paid on time so that you can take care of the things in your life. And if a client’s not paying on time, there should be consequences. Going back to the reason so many people take a while maybe to wrap their head around the idea of freelancing is because we’re used to the stability of a W2 job where that paycheck arrives every two weeks, or on the first and the 15th on time, we can depend on it.

And I think the same thing should happen in freelancing. When I’ve seen it not happen for people is when they don’t have boundaries set up front. They don’t have things clearly spelled out, and they’re not prepared to stop working or follow up with the client in order to get paid according to the terms of the contract. The only thing I would say about late fees is to make them reasonable.

 I have seen some freelancers send me some ridiculous contracts that have like exorbitant late fees charged. Like if it’s five days after the due date, the late fee is 20%. It’s just like, get out of town. What are you talking about? Like I’m not paying you one fifth the price of the entire invoice because I was five days late.

That’s insane, right? So you wanna agree on those terms in the beginning and just spell them out. And by giving that client the possibility to look the over that contract, and you both agree on the contract, you can do with some fiddling here, right? And it depends on the bigger the company, the bigger the amount of work done, the more expensive.

Of course then you can afford to charge more. But so many things in business function on. 30 day net payment. Businesses are used to having these larger windows of payment, especially for larger contracts, high priced things that it’s exorbitant to charge a bunch for a five day late payment or things like that.

It depends on what you’re doing. Again, it comes all down to what you’re doing, how important you are to the client’s business, different things like that. This person that tried to charge that was like a social media freelancer or something and I just laughed. I was like, get outta here. Like, come on.

That’s just ridiculous to charge that much for such a short window. I do encourage you to think about what’s fair, think about how you can get what you want, because at the end of the day, if the client just stiffs you and doesn’t pay, you’re screwed. You’re really screwed. So you don’t wanna do things that are antagonistic, like 20% late fee for five days late.

You wanna think about it and structure it in a way that is most likely to get you paid. Maybe starting with a rolling fee of like, okay, at five days late, it’s, I charge this much extra 10 days late, et cetera, and so forth. And you wanna do your best to get paid, and there’s lots of things that you can do aside from specifying the contract, but then just touching base with them, trying to figure out what’s going on, what’s happened.

The most important thing you can do is stop working when you’re not getting paid. Most of the time when I see people asking questions in the forum on a client job that went bad and they didn’t get paid, What they did was they kept working beyond where they should have said, Hey look, I can’t work anymore until I get payment on this.

So there are ways that you can do your part to ensure that you get paid without having super, super aggressive late fees. Okay, and so now we’re gonna talk about the final thing. One of the very important things that I want you to know as a freelancer, this came from one of my early clients as well. He had been in a business partnership where his partner ended up being just dead weight and wasn’t contributing to the business. 

And they had a contract, but the partner was being really stubborn about digging in his heels and just like he didn’t wanna get pushed outta the business, even though he knew he wasn’t a good fit and he wasn’t contributing. And so my client told me this, he said, a contract is only as useful as how much money you’ve got in your pockets because if you can’t afford to go to court, or mediation to go after the other person, then at the end of the day, it’s just a piece of paper. 

So why am I telling you this after telling you all these things that you need in your contract? Because I want you to know the truth. This is a reality for most freelancers, that most of us don’t have the money to go and litigate a client if they screw us over.

So why would you bother to have a contract in the first place? Right? That sounds a bit contradictory. The reality is by putting the thought and the effort into this contract, what you include in it, spelling everything out for your clients, is that they take you more seriously. Now, they can still stiff you and not pay, but they take you more seriously.

And by presenting yourself this way, As a business, as a freelancer who knows what they’re doing. As someone who has structure, as someone who has everything organized and spelled out, you’re presenting an image to them that they’re much less likely to try to take advantage of. Every time I see issues with clients and freelancers, there is usually a boundary issue, and a contract is a firm boundary.

Even if you know that you can’t go to court and litigate it, you’re showing up and saying, these are my boundaries, and you’re going to hold yourself to those boundaries as well. You’re gonna make sure that you stop working if you’re not getting paid, you do put the late fee on there if they’re not paying you in time, that if they ask for extra work, you go back to the contract and say, Hey, this is what we had spelled out.

I’m gonna add this other thing in here, like it’s just a confidence boost for yourself. Again, it comes back to what I mentioned in the beginning. The biggest thing that you could do to protect yourself is choosing the right people. And we pretty much know, we all have that intuition, that gut check that says this person’s gonna be trouble.

I am already getting some red flags. Like we can see the red flags, right? Whether you choose to ignore them. Now that’s up to you. That’s not gonna save you. No contract is gonna save you, but I just wanted you to be aware of this. The contract is not the end all or be all, it’s not perfect. It’s not save the day and yeah, if you can’t go to court after somebody, then it’s not gonna be much help.

But I think it does help you in the mindset and getting you into the way that you approach your business, the way that you set up your business, the way that you go out and find a business and the rules that you hold yourself to and your clients to. This is where taking the time to sit down, to work through, to develop that contract really does come in handy and really will pay off.

All right, so that is all for today’s episode. If you are interested in checking out a sample client contract that I use in my business, you can go to resources.liveworktravel.com, and on that page you will see the sample client contract available that you can purchase and edit and use in your own business with your own clients.

I’ve provided both the template for you to use and then an example of how I’ve got it filled out and structured for a Client. So hopefully that will help. If you have questions, you can get a hold of me  at hello@liveworktravel.com via email, and you can just always give me a DM on Instagram as well at liveworktravelig.

Thank you so much for listening. I hope all of this was helpful and I will be back next week with another episode.

 


Introducción:

La realidad es que al poner el pensamiento y el esfuerzo en este contrato, lo que incluye en él, deletreando todo para sus clientes, es que lo toman más en serio. Ahora, todavía pueden estafarte y no pagar, pero te toman más en serio y al presentarte de esta manera como un negocio, como un trabajador independiente que sabe lo que hace, como alguien que tiene estructura, como alguien que tiene todo organizado. y explicado, les está presentando una imagen que es mucho menos probable que intenten aprovechar. 

Bienvenido al podcast Live Work Travel. Soy su anfitrión, Mashon Thomas, un ex maestro de escuela secundaria que renunció a los 30 para convertirse en un trabajador independiente de seis cifras y nómada digital. En cambio, estás en el lugar correcto. Si está listo para aprender cómo el trabajo independiente puede ayudarlo a trabajar desde cualquier lugar, ganar mucho dinero y vivir la vida que usted diseña. Estoy compartiendo todo lo que tengo. Llegar a donde estoy hoy para apoyarte en tu viaje porque este estilo de vida es simplemente demasiado bueno para no compartirlo.

Episodio:

Hoy estamos hablando de contratos freelance y por qué necesitas uno con tu cliente. Así que hablar de un contrato de freelance puede parecer aburrido, pero es absolutamente necesario porque la mayoría de las veces que veo a los freelancers meterse en problemas con un cliente y no cobrar, es porque no pusieron un contrato en primer lugar. lugar y no especificaron las cosas correctas en ese contrato.

Podrías pensar que, oh, ahora que trabajas por tu cuenta, no tienes que hacer tanto papeleo aburrido y ahora tienes toda esta libertad, pero realmente quieres organizarte para asegurarte de obtener el básicos hechos para protegerse. Hay clientes por ahí que desafortunadamente se aprovechan de los trabajadores independientes.

Toman el trabajo que proporcionan y básicamente simplemente lo joden. De acuerdo, según un artículo, fue un estudio realizado por PayPal y mencionado en Forbes, más del 58% de los trabajadores independientes han experimentado que no les pagan. ¿Bueno? Ese es un número asombroso, y no quiero que seas parte de ese grupo, toco madera.

Pero, afortunadamente, nunca he experimentado eso en mi vida, ni siquiera me he acercado, de verdad. Y le doy crédito a eso por tener las cosas detalladas desde el primer día, asegurándome de que todo esté claro, organizado y acordado antes de comenzar a trabajar. Entonces, para asegurarse de que no se aprovechen de usted, básicamente hay un par de cosas en las que debe pensar.

Uno, el contrato debe explicar claramente tanto como sea posible del acuerdo de trabajo para que todos estén claros y todos estén en la misma página.

Dos, definitivamente desea establecer sus fechas de pago y ¿qué sucede si los pagos no se realizan a tiempo? Básicamente, dejas de trabajar. He visto a demasiadas personas que continúan trabajando de buena fe y luego el cliente simplemente nunca paga. No entregues trabajo sin que te paguen. Hay un par de formas de hacer esto, como trabajar en secciones, fases en las que te aseguras de que te paguen mientras se completa algo, no solo de obtener la parte completa del final, eso no es aceptable porque podrían elige no pagar y aún habrá hecho todo ese trabajo.

Y luego, la tercera cosa es, aquí es donde creo que he tenido más éxito, es buscar clientes de alta calidad desde el principio, yendo tras el tipo de personas que no te van a joder porque no son ese tipo. de persona, tomándose el tiempo y el esfuerzo para hacerlo por adelantado.

Entonces, al hablar de contratos, queremos hablar sobre cuál es el punto, ¿por qué tienes uno? Entonces, ha presentado a un cliente, le ha enviado una propuesta que explica las cosas, el paso final antes de comenzar a trabajar con ellos es enviarles un contrato real. Esto es algo en lo que ambos están de acuerdo. Pueden solicitar cambios si lo desean, y lo firman antes de que comience a trabajar para ellos.

¿Bueno? El propósito principal de esto es simplemente organizar el arreglo de trabajo por escrito. Es muy importante tenerlo por escrito porque de lo contrario, en un desacuerdo, si se trata de, él dijo, ella dijo, él dijo, él dijo todo ese tipo de cosas, podría ser un desastre. Lo quiere por escrito, lo quiere acordado, lo quiere firmado también. Eso solo agrega otra capa de apariencia, este fue un acuerdo legal que detallamos juntos y acordamos. Quieres que sea legítimo, ¿de acuerdo? Ahora, técnicamente cualquier cosa puesta por escrito puede ser un acuerdo. Podría ponerse de acuerdo sobre estas cosas en el correo electrónico. Puede escribir un acuerdo en una servilleta y hacer que sea un acuerdo vinculante.

Encuentro que es más simple poner todo en un solo lugar en un contrato porque es solo que todos saben dónde está, qué mirar hacia atrás si hay un desacuerdo, todo está explicado en un solo lugar, ¿verdad? No querrás tener que revisar tus correos electrónicos en una cadena desordenada de 47 correos electrónicos tratando de averiguar qué se acordó, cuándo, dónde y todo eso, ¿verdad?

La otra razón por la que me gusta ponerlo en su propio lugar separado del correo electrónico es imaginar que ustedes terminaron yendo a la corte por algo y necesitan arrastrar todos sus correos electrónicos tratando de averiguar qué se dijo, cuándo y dónde. y tal vez tengas que entregar todas esas cosas. Simplemente no quieres eso.

Lo quieres en su propio lugar separado. Cuando comencé, traté de tomar un contrato que encontré en Internet, modificarlo y enviárselo a un cliente y a uno de mis primeros clientes, fue genial porque lo miró y su cerebro explotó. como debe ser, porque estas cosas están escritas en tanta basura, ¿no?

Este lenguaje legal caótico ridículo. Eran fors, ya sabes, cosas locas de las que nadie habla así. Así que dijo, oye, ¿puedes poner esto en un lenguaje sencillo? Y dije, sí, eso es increíble. Y desde entonces, nunca he usado un contrato elegante con nadie más. Yo uso contratos básicos. Están escritos en un lenguaje sencillo, explican lo mejor que puedo cuál es el acuerdo, cuáles son los entendimientos. Y al final del día, ¿me estoy dejando expuesto? Posiblemente. Pero lo mismo podría decirse de un contrato que les estoy enviando con un montón de términos legales basura que ni siquiera entiendo, ¿verdad? Entonces, en cambio, trato de tocar estas siete cosas importantes. Lo hago en un lenguaje sencillo y ambos nos entendemos.

Así que número uno, los servicios que se incluyen en el contrato freelance. Legítimamente, ¿qué estás haciendo por el cliente? Sea lo más específico posible. ¿Estás creando cuatro publicaciones en redes sociales por mes? ¿Estás creando 16 publicaciones en redes sociales por mes? son carretes? ¿Son carruseles? ¿Son publicaciones estáticas? ¿Son historias que quiere explicar específicamente sobre lo que se ha acordado?

Ahora, esto no es algo que necesariamente quieras mencionar en tu presentación porque me molesta cuando la gente me envía una presentación de “Crearé X cosas para ti por X precio cuando ni siquiera se han puesto en contacto conmigo por teléfono todavía”. No hemos hablado de lo que realmente necesito, pero esto es por aquí. Una vez que haya hecho el lanzamiento, una vez que haya hablado por teléfono, haya hecho zoom, haya conversado con el cliente, haya acordado armar algo específicamente para ellos, aquí es donde pone esos detalles exactos por escrito. Estás creando cosas para su Instagram.

¿O estás creando cosas para Facebook o es contenido escrito lo que estás creando? ¿Son imágenes las que estás creando? Crear cosas para su página de Instagram va a ser muy diferente a escribir tweets divertidos para su cuenta de Twitter, ¿verdad? Como ser específico sobre lo que estás haciendo. Este es el lugar donde entra el contrato freelance. Y esto es importante porque más adelante, si intentan agregar otras cosas que quieren que hagas, puedes hacer modificaciones al contrato. Porque es como, hey, esto no se explicó en la parte inicial.

Estoy feliz de hacer esto por ti. He creado un anexo al contrato. Aquí está eso, y puedes ir desde allí, ¿verdad? Mucha gente tiene este problema de, Dios mío, el cliente sigue pidiendo más y más y más y más y está pidiendo todas estas cosas, y no estaba en nuestro acuerdo inicial y no sé cómo decirlo. No.

Bueno, cuando tienes un contrato, cuando todo está bien explicado, es fácil decir que no porque solo estás diciendo, oh, no estaba aquí. Vamos a agregarlo ahora o más tarde y luego estás listo para las carreras. Lo siguiente que desea incluir es la duración del contrato. Entonces, ¿por cuánto tiempo es válido el contrato?

Esto dependerá. Muchas veces animo a mis alumnos a trabajar de forma continua con los clientes siempre que sea posible. Entonces, el contrato puede continuar, ¿verdad? Pero si estás haciendo algo que es un proyecto específico, un período de tiempo específico, definitivamente querrás incluir eso para que tengas las cosas en su lugar.

Ya sabes, digamos que estás haciendo algo durante tres meses para un cliente, eso debe especificarse en el contrato, y también debes saber, ya sabes, si está en curso, ¿cómo lo terminas? ¿Quién lo cancela? ¿Quién tiene derecho a cancelarlo? ¿Cuánto tiempo necesitan para dar aviso? ¿Es un aviso por escrito?

¿Cuánto tienen que pagar? Digamos que si están terminando un contrato de la nada y has estado trabajando para ellos de manera continua, ¿cuánto deben? ¿Cuándo deben eso? ¿Y qué pasa con ese último trabajo que se hizo? Diferentes cosas como esa. Solo tener una duración específica del contrato y tener, ya sabes, necesito un aviso por escrito, con 14 días de anticipación, un aviso por escrito, con 30 días de anticipación, ya sabes, lo que sea, deletrearlo en la duración del plazo va a ser bueno para los dos. Cada persona sabe cómo salir de este contrato y sabe por cuánto tiempo es bueno. También puede usar esto para hablar sobre con cuánto tiempo de anticipación deben notificarle si desean renovar.

Digamos que tienes una cláusula allí, has estado trabajando con un cliente durante seis meses, y tienes una cláusula allí que, oye, necesito un aviso de 30 días de que ya no quieres usar mis servicios. De esa manera, puede planificar en consecuencia salir y obtener nuevos clientes para llenar su agenda en caso de que ese cliente se vaya. Si dicen, oye, ya sabes, no te necesitaré más allá de junio, genial.

Sabes que ya eres capaz de salir a buscar otros clientes para reemplazar eso. La tercera cosa que desea incluir es cualquier fecha de vencimiento importante. Esto es muy importante cuando estás comenzando con un nuevo cliente porque elimina las conjeturas y te brinda claridad a ambos. Brinda una sensación de calma y consistencia de que esto vencerá en esta fecha, esto vencerá en la otra fecha, ya sea que se trate de cosas que deben proporcionarle para hacer bien su trabajo o cuando está va a tener cosas sobre ellos. Si puedo decir, te proporcionaré 16 publicaciones en redes sociales para el día 15 del mes. Tendrás que devolvérmelos antes del 20 del mes con las modificaciones necesarias, y te tendré las últimas antes del 25 del mes, ¿sabes? Cosas simples como esa te permiten estructurar tu día, te permiten estructurar tu semana, tu mes. Le da al cliente una sensación de calma, como, bueno, no tengo que pensar en esta persona todo el tiempo. Solo sé que estoy esperando ver esto en esta fecha. Y eso los libera y pueden confiar en ti para hacer lo que haces y salir y hacer lo que ellos hacen.

La clave aquí es apegarse a esos, por supuesto, porque si los pierdes, si no te presentas, si no entregas a tiempo, solo crea este enorme lío de falta de confianza y todo eso. Pero organizándose desde el principio. Nuevamente, una de las mejores contratistas con las que he trabajado, está haciendo un proyecto de varios meses, pero tenía todas las fechas de informes establecidas cuando iba a tener qué para nosotros, y lo hizo.

Ella apareció cada vez. Fue la experiencia más maravillosa que he tenido trabajando con alguien porque como cliente sentí que no tenía que mover un dedo. Ella estaba allí trabajando, haciendo lo suyo. Y luego, cuando llegó el momento de dar un informe sobre algo, actualizar el progreso, estaba allí en mi bandeja de entrada antes de que me diera cuenta de que era la fecha de vencimiento.

Por lo tanto, especificar esas fechas permite que ambas personas se sientan realmente cómodas en la relación laboral. Número cuatro. Lo siguiente que desea incluir en su contrato son las obligaciones del cliente. ¿Qué debe el cliente como parte de esta relación laboral? ¿Se supone que deben darte retroalimentación semanal?

¿Qué sucede si la retroalimentación se retrasa? ¿Retiene su capacidad para hacer su trabajo? Y luego, ¿qué sucede en ese caso? ¿Necesitan agregarte a cosas para que puedas comenzar? ¿Necesitan agregarte a su blog de WordPress o Google Analytics? ¿Necesita acceso a la cuenta de Slack de la empresa?

¿Necesitas un correo electrónico de empresa? ¿Necesitas acceso a su página de Facebook? Todas estas cosas diferentes, lo que sea que pueda identificar a lo que necesitará acceder y detallar en el contrato, le brinda una alternativa cuando preguntan si algo no se hizo a tiempo. Ya sabes, puedes señalar el contrato y decir: Oye, lo deletreé aquí.

Dije que necesitaba acceso para esta fecha. Leíste el contrato, lo firmaste. Necesitaba acceso el cinco del mes. No recibí acceso hasta el día 15 del mes, y es por eso que todo lo demás está retrasado por 10 días porque no tuve ese tiempo para comenzar. Quieres minimizar la posibilidad de que a alguien le guste perder la cabeza y explotar contigo.

No es personal, ¿verdad? Es como, este es el día en que tuve acceso a las cosas. Es por eso que todo lo demás se retrasa por esta cosa original que luego se convirtió en una bola de nieve rodando por una colina. Luego hizo que sucedieran todas estas otras cosas secundarias porque no comenzamos en el momento en que acordamos comenzar.

La sencillez, el solo hecho de tener eso allí, generalmente difunde muchas situaciones en las que, en lugar de convertirse en un juego de culpas, son solo hechos. Hechos que se exponen. Ambas personas redactan el contrato, ambas firman. Lo quinto que quieres incluir es la compensación. Así que directamente en inglés simple, términos simples. ¿Cuánto te pagan por el trabajo?

¿Cuándo vence el pago? ¿Alguna estructura de pago que esté diseñando específica para su proyecto? 50% por adelantado, 50% al finalizar, tal vez, si es un proyecto común. Si se trata de un proyecto a largo plazo con diferentes fases, puede dividirlo y comenzar con esta cantidad y luego se le paga este porcentaje en cada finalización de la fase.

Si está haciendo un trabajo por hora para el cliente, ¿cuándo le está facturando? ¿Cuándo vence el pago? La primera, la quinta, semanal. Tuve un cliente que, esto es cuando trabajaba por hora, pero le encantaba pagar por adelantado por alguna razón, así que al comienzo de cada semana, me pagaba las 10 horas de esa semana.

Eso es muy inusual. A la mayoría de las personas les gusta un tipo de trabajo estándar que quieren pagar después de que se haya completado el trabajo, pero estás explicando todo eso en tu contrato y no dejas espacio para ello. Lo siguiente que quiere abordar en el contrato, el número seis es la confidencialidad. A muchos clientes les preocupa que su información confidencial se divulgue, especialmente si hay, ya sabes, una especie de secreto comercial.

Si les preocupa que otra persona pueda copiar lo que hacen en su negocio, es comprensible que se preocupen por la confidencialidad. Ahora, aquí es donde la jerga legal se vuelve súper, súper. Extraño, ¿verdad? Porque si alguna vez ha trabajado para una empresa en la que tiene que firmar un acuerdo de confidencialidad, sabe que la mitad del tiempo como laico no tiene idea de lo que está firmando.

Es tan complejo y está escrito en el lenguaje más tonto. Bien. Entonces, qué haré, y hablaremos más sobre esto al final, porque hay una cosa realmente importante que debes saber. Pero lo que haré es poner esto, de nuevo, en el lenguaje inglés más sencillo posible. Básicamente solo deletreo, mira, voy a tratar tu información, como si fuera mi información.

No voy a revelar esto a nadie más. No voy a trabajar con competidores directos. Si incluso veo la posibilidad de un conflicto, hablaré contigo sobre eso. Sabes, siento que tus clientes existentes deberían poder dictar más que un cliente potencial. Así que les doy a mis clientes existentes ese respeto de ir y decir: Oye, estoy trabajando contigo y tengo la oportunidad de trabajar con esta persona. ¿Ves un conflicto aquí? Y dejaré que ellos decidan eso, obviamente, en una cantidad razonable y hablaré. Una vez tuve dos clientes para los que estaba trabajando, completamente separados. Los había encontrado a cada uno, los había lanzado a cada uno, todo por separado. Incluso hice el trabajo en momentos separados.

Pero luego, cuando estaba con un cliente, se conocían y tuvieron la oportunidad de trabajar juntos y dije: Oye, he trabajado con este cliente en el pasado. ¿Ves eso como un conflicto? Sabes, obviamente los trataré a ambos 100% por separado, pero quiero que sepas esto. Quiero que seas honesto.

Y resulta que, en ese caso, no fue un problema. No teníamos los mismos negocios lo suficiente, pero lo revelé a mis clientes porque es como si no estuviera en el negocio de esconder mierda. Y es por eso que para mí, solo una cláusula de confidencialidad en lenguaje sencillo es tan buena. Es tan simple. Es sencillo.

Gran parte de esto se reduce a ser una buena persona. Solo sé honesto, trata a las personas como te gustaría que te traten a ti. Y para mí, eso significa no revelar mierda sobre mis clientes a otras personas, no hablar de su negocio de ninguna manera identificable. Por supuesto, todos salimos y tomamos unas copas con amigos y hablamos de cosas, pero mientras se trate de esta área general, no estás revelando.

Es como cuando vas y te quejas de tu jefe en la hora feliz, ¿verdad? Como que tus amigos no saben exactamente quiénes son o necesariamente les gustan todos los detalles de las cosas, pero todos nos desahogamos un poco. Pero solo lo hace de una manera profesional y confidencial y nunca comparte secretos comerciales.

Cualquier cosa que no quieras que se comparta sobre ti básicamente es como lo trato. Finalmente llegamos al número siete, y esto también tiene que ver con los pagos, pero se trata de cargos por pagos atrasados. ¿Qué va a pasar si un cliente no te está pagando o te está pagando tarde? Bueno. Y he tenido la suerte de que nunca he experimentado que un cliente se atrasara, y tengo una cláusula que explica claramente lo que sucederá si eso sucede, ¿verdad?

Por lo tanto, es justo incluir cargos por pago atrasado. Eres una persona que tiene facturas, tienes responsabilidades, necesitas que te paguen a tiempo para que puedas ocuparte de las cosas de tu vida. Y si un cliente no paga a tiempo, debe haber consecuencias. Volviendo a la razón por la que muchas personas se toman un tiempo para entender la idea de trabajar por cuenta propia es porque estamos acostumbrados a la estabilidad de un trabajo W2 donde ese cheque de pago llega cada dos semanas, o ya sabes, en la primera y el 15 a tiempo, podemos confiar en ello.

Y creo que lo mismo debería pasar en el trabajo freelance. Cuando he visto que no le sucede a la gente es cuando no tienen límites establecidos por adelantado. No tienen las cosas claramente detalladas y no están preparados para dejar de trabajar o hacer un seguimiento con el cliente para recibir el pago de acuerdo con los términos del contrato. Lo único que diría sobre los cargos por pago atrasado es que sean razonables.

He visto a algunos trabajadores independientes enviarme algunos contratos ridículos que tienen cargos por mora exorbitantes. Por ejemplo, si son cinco días después de la fecha de vencimiento, el cargo por mora es del 20%. Es como, salir de la ciudad. ¿De qué estás hablando? Como si no te pagara la quinta parte del precio de la factura completa porque me retrasé cinco días.

Eso es una locura, ¿verdad? Así que quieres estar de acuerdo con esos términos desde el principio y simplemente deletrearlos. Y al darle a ese cliente la posibilidad de revisar ese contrato, y ambos están de acuerdo con el contrato, puede hacer algunos cambios aquí, ¿verdad? Y depende de cuanto más grande sea la empresa, cuanto mayor sea la cantidad de trabajo realizado, más caro, ya sabes.

Por supuesto, entonces puede permitirse el lujo de cobrar más. Pero tantas cosas en el negocio funcionan. Pago neto a 30 días. Las empresas están acostumbradas a tener estas ventanas de pago más grandes, especialmente para contratos más grandes, cosas de alto precio que es exorbitante cobrar un montón por un pago atrasado de cinco días o cosas por el estilo.

Depende de lo que estés haciendo. Nuevamente, todo se reduce a lo que estás haciendo, qué tan importante eres para el negocio del cliente, cosas diferentes como esa. Esta persona que trató de cobrar eso era como un profesional independiente de las redes sociales o algo así y solo me reí. Yo estaba como, sal de aquí. Como, vamos.

Es simplemente ridículo cobrar tanto por una ventana tan corta. Te animo a pensar en lo que es justo, pensar en cómo puedes conseguir lo que quieres, porque al final del día, si el cliente te estafa y no paga, estás jodido. Estás realmente jodido. Así que no quieres hacer cosas antagónicas, como un recargo del 20 % por cinco días de retraso.

Quieres pensar en ello y estructurarlo de una manera que sea más probable que te paguen. Tal vez comenzando con una tarifa continua de, está bien, cinco días tarde, es, cobro mucho más 10 días tarde, etcétera, y así sucesivamente. Y quiere hacer todo lo posible para que le paguen, y hay muchas cosas que puede hacer además de especificar el contrato, pero luego simplemente ponerse en contacto con ellos, tratando de averiguar qué está pasando, qué sucedió.

Lo más importante que puede hacer es dejar de trabajar cuando no le pagan. La mayoría de las veces, cuando veo personas que hacen preguntas en el foro sobre un trabajo de un cliente que salió mal y no les pagaron, lo que hicieron fue que siguieron trabajando más allá de lo que deberían haber dicho: Oye, mira, no puedo trabajar. más hasta que reciba el pago de esto.

Por lo tanto, hay formas en las que puede hacer su parte para asegurarse de que le paguen sin tener cargos por pagos atrasados ​​​​súper, súper agresivos. Bien, ahora vamos a hablar de lo último. Una de las cosas muy importantes que quiero que sepas como freelancer, esto también vino de uno de mis primeros clientes. Había estado en una sociedad comercial en la que su socio terminó siendo un peso muerto y no estaba contribuyendo al negocio.

Y tenían un contrato, pero el socio estaba siendo muy terco en mantenerse firme y no quería que lo sacaran del negocio, aunque sabía que no encajaba bien y que no estaba contribuyendo. Y mi cliente me dijo esto, dijo, un contrato es tan útil como la cantidad de dinero que tiene en sus bolsillos porque si no puede permitirse ir a la corte, o la mediación para perseguir a la otra persona, entonces al final del día, es sólo una hoja de papel.

Entonces, ¿por qué te digo esto después de decirte todas estas cosas que necesitas en tu contrato? Porque quiero que sepas la verdad. Esta es una realidad para la mayoría de los trabajadores independientes, que la mayoría de nosotros no tenemos el dinero para ir y litigar a un cliente si nos jode.

Entonces, ¿por qué te molestarías en tener un contrato en primer lugar? ¿Bien? Eso suena un poco contradictorio. La realidad es que al poner el pensamiento y el esfuerzo en este contrato, lo que incluye en él, deletreando todo para sus clientes, es que lo toman más en serio. Ahora, todavía pueden estafarte y no pagar, pero te toman más en serio.

Y al presentarte de esta manera, como un negocio, como un profesional independiente que sabe lo que hace. Como alguien que tiene estructura, como alguien que tiene todo organizado y explicado, les estás presentando una imagen que es mucho menos probable que intenten aprovechar. Cada vez que veo problemas con clientes y autónomos, suele haber un problema de límites, y un contrato es un límite firme.

Incluso si sabes que no puedes ir a la corte y litigar, te presentas y dices, estos son mis límites, y tú también te apegarás a esos límites. Te asegurarás de dejar de trabajar si no te pagan, pones el recargo por mora allí si no te pagan a tiempo, si te piden trabajo extra, vuelves al contrato. y decir, Oye, esto es lo que habíamos explicado.

Voy a agregar esta otra cosa aquí, como si fuera solo un impulso de confianza para ti mismo. Nuevamente, volvemos a lo que mencioné al principio. Lo más importante que podría hacer para protegerse es elegir a las personas adecuadas. Y sabemos bastante, todos tenemos esa intuición, esa intuición que dice que esta persona va a causar problemas.

Ya estoy recibiendo algunas banderas rojas. Como si pudiéramos ver las banderas rojas, ¿verdad? Ya sea que elija ignorarlos. Ahora eso depende de ti. Eso no te va a salvar. Ningún contrato te salvará, pero solo quería que lo supieras. El contrato no es el fin del todo ni el ser del todo, no es perfecto. No es salvar el día y sí, si no puedes ir a la corte por alguien, entonces no será de mucha ayuda.

Pero creo que sí lo ayuda en la mentalidad y lo ayuda a comprender la forma en que aborda su negocio, la forma en que establece su negocio, la forma en que sale y encuentra un negocio y las reglas a las que se atiene y sus clientes a. Aquí es donde tomarse el tiempo para sentarse, trabajar, desarrollar ese contrato realmente es útil y realmente valdrá la pena.

Muy bien, eso es todo por el episodio de hoy. Si está interesado en ver un contrato de cliente de muestra que uso en mi negocio, puede ir a resources.liveworktravel.com, y en esa página verá el contrato de cliente de muestra disponible que puede comprar, editar y usar en su propio negocio con sus propios clientes.

Le proporcioné la plantilla para que la use y luego un ejemplo de cómo la completé y estructuré para un Cliente. Así que espero que eso ayude. Si tiene preguntas, puede comunicarse conmigo en hello@liveworktravel.com por correo electrónico, y siempre puede enviarme un DM en Instagram también en liveworktravelig.

Muchas gracias por escuchar. Espero que todo esto haya sido útil y volveré la próxima semana con otro episodio.